Guía para una planificación eficaz

Planificar es como un viaje que comienza donde estoy y se dirige hacia donde he decidido ir.

Como en todo viaje, los imprevistos, la aventura y el descubrimiento forman parte de su ejecución.

No podemos pretender que todo salga tal cual lo hemos planeado. Solo podemos

mantener el timón firme y la visión clara. El resto lo pondrá la Vida.

• Escribe, describe y vuelve a escribir: no caigas en la tentación de hacer planificaciones de memoria, a nivel mental. No funcionan. Es una pérdida de tiempo. Necesitamos sentarnos a la mesa con un boli y un papel (o el PC) y anotar todos los pormenores de nuestro plan. Tacharemos, reorganizaremos, volveremos a escribir y revisaremos, hasta que la hoja de papel o el fichero electrónico nos muestren un plan organizado, coherente y realizable.

Pueden pasar días o semanas hasta que lo logremos. Depende de lo ambicioso del plan y de lo inspirad@s que estemos. No importa el tiempo, importa que lleguemos a un proyecto que nos satisfaga.

Es fundamental divertirse haciéndolo. Igual que planificar un viaje de vacaciones puede y debe ser gratificante, hacerlo con aspectos relevantes de nuestra vida debe serlo más.

• Establece el objetivo: detallemos a donde queremos llegar. Se trata de evitar las definiciones generalistas (quiero viajar). Necesitamos definir con precisión y bajar al detalle (viajar por Europa, alojándome en hoteles y visitando las principales ciudades). Nos ayudará imaginarnos con el objetivo logrado y observarnos en la escena (paseando por Roma). Cuánto más afinemos y definamos donde queremos llegar, más fácil nos será, luego, dividir nuestro viaje en pequeñas etapas.

• Parte de donde estás: para establecer el itinerario, necesito saber de dónde parto y no solo a donde quiero llegar. Conocer con precisión el origen me dará opciones para viajar por diferentes rutas. Este es un aspecto que suele descuidarse, pensando solo en a donde quiero llegar y obviando la mejor ruta para hacerlo. Conocer mis condicionantes actuales y describirlos, comparándolos con los del destino, me permitirá descubrir el mejor y más rápido medio de locomoción para avanzar.

• Trazando la ruta: este es el corazón del proceso de planificación, el motor que nos llevara hacia el destino elegido. Un buen motor hará la ruta más fácil, placentera y rápida. Por eso, necesitamos dedicar nuestras mejores energías a su construcción.

Divide y vencerás: Todas las rutas se dividen en etapas. Esta, también. Una planificación efectiva, comienza diseccionando tu objetivo en subobjetivos más pequeños, con tiempos de dedicación cortos y que resulten relativamente fáciles de lograr. Si, por ejemplo, te has propuesto, viajar por todo el mundo, puedes comenzar por hacer viajes cortos y frecuentes a lugares próximos, recopilar información de rutas lejanas y exóticas y estudiar la manera de conseguir recursos económicos para viajar lejos. Todos estos serían mini objetivos que apuntarían a tu meta final

Compara y programa: parte del “donde estoy” para establecer caminos que te lleven desde la posición actual hacia el destino elegido. Harás bien en establecer rutas específicas para cada uno de los subobjetivos. Esto te facilitará la programación. Continuando con el ejemplo anterior, un posible programa de acción, basado en la comparación podría ser:

Esta es una sencilla tabla ejemplo que podría (y debería) ser retocada muchas veces hasta conseguir un plan realizable, efectivo y ajustado a mis mini objetivos.  Me da una visión de conjunto única que me permite saber qué tengo que hacer para conseguir llegar a mi destino.

Un tiempo para cada cosa: es importante marcarse tiempos para cada “qué debo hacer”. Dejar en el aire el “cuando” quita efectividad a nuestra programación. Toda planificación, para ser eficaz, necesita tiempos de ejecución. Marca los tuyos y nos seas excesivamente exigente ni muy indulgente. Calcula los tiempos adecuados y cíñete a ellos.

• Caminando hacia tus objetivos: ya has establecido el o los objetivos. Lo has dividido en mini objetivos. Eres consciente de donde partes y hacia dónde vas. Has establecido pequeñas rutas en el camino principal. Y también, has dedicado tiempo a darle vueltas hasta que el collage tenga una forma que te parezca creíble y realizable.

Es hora de ponerse en marcha. Llega el momento de subir al segundo peldaño (firmeza y compromiso). El tener lista una buena planificación te va ayudar, en gran medida, a conseguirlo. Con un buen plan, la motivación y la ilusión surgen fácilmente. Sin plan o con uno a medio hacer, toda acción se vuelve perezosa y los inconvenientes y dificultades acaban por hacernos desistir.

Los siguientes consejos te van ayudar, aún más, a lograr lo que te propones:

• • Crea un diario de objetivos: anota en él las incidencias de tu plan, las desviaciones, las dificultades que te encuentres, las soluciones aplicadas, tus emociones, tu estado de ánimo y todo aquello que pueda ser descrito en un cuaderno de viaje, como es este.
  • Revisa tu programa con frecuencia (tu diario de objetivos te ayudará a hacerlo). ¿Todo va según lo previsto?, ¿necesitas reprogramar o ajustar tiempos?, ¿parece conveniente cambiar algo?

No tengas reparo en modificar, cambiar y ajustar. Siempre será necesario realizar ajustes. Hay aspectos que pueden no haber sido tenidos en cuenta, situaciones inesperadas, sorpresas. Todo ello forma parte del plan, aunque no esté en él de principio. Necesitarás ajustar lo que sea necesario. Hazlo sin miedo.

• • Disfruta: esto es esencial. No puedes tomarte tus objetivos como un sufrimiento, un reto a lograr como sea o una fuente de frustración si las cosas no salen como esperas. Las sorpresas y los inconvenientes son muchos y desconocidos. No puedes preverlo todo. Por esto, la flexibilidad para ir modificando tu planificación y la capacidad de superación son herramientas imprescindibles para llegar a buen puerto. Y ambas tienen mucho que ver con estar relajad@, tranquil@ y disfrutando del viaje, en vez de tens@, preocupad@, cabread@ o a punto de tirar la toalla. La constancia, la visión (el faro que nos guía) y el disfrute están íntimamente relacionados.

• • Felicítate: por cada mini objetivo logrado, por cada avance, por cada descubrimiento. Date una palmada en el hombro, alégrate, agradece y sé, al mismo tiempo, amable y comprensiv@ contigo mism@ cuando algo se tuerza. No existe aventura sin imprevistos ni logro sin altibajos en el camino de su consecución.

• • Arriésgate: a ser feliz, a conseguir lo que deseas, a perder algunas cosas que no necesitas aunque creas que si, a superar tus miedos, a poner a prueba tus capacidades innatas. Pon en riesgo las cosas que no deseas para poder alcanzar las que si deseas.